财会监督 | 费用支出监督，做好企业费用合规的智能管家

企业的费用支出管理一直是企业合规内控与风险管理的重点内容。2012年，中央“三公经费”预算、决算公开，县级以上政府需将“三公经费”纳入预算管理，并定期公布，便于对预决算情况进行社会监督，而对于超预算开支“三公”，情节严重的将面临撤职处分。同年，中央提出了聚焦党的作风建设的“八项规定”。“规定”中提出了“要精简会议活动，切实改进会风、要轻车从简、减少陪同、简化接待、精简会议活动、规范出访活动、要厉行勤俭节约”等一系列改进工作作风的内容，强调了费用支出的合规性，对于违反规定的行为，执纪问责、严肃查处和报关典型案件。

2023年“两办”发布的《关于进一步加强财会监督工作的意见》里，将财会监督升位至“十大监督体系”，凸显了财会监督在党和国家监督体系的重要地位。而费用支出作为企业财务合规的重要组成部分，是外部监查的重点内容。企业需要高度重视费用支出的合规性，要建立健全费用支出的监督体系和工作机制，完善费用支出管理制度，统筹推进费用支出信息化建设。

合理的费用支出是企业维持正常生产经营的必要条件，但由于费用支出涉及全员、支出范围广、支出项目多且杂、费用支出单笔金额小但发生频率高数量大等特点，导致企业费用支出合规监管难度大，往往成为了企业财务违规的“重灾区”。传统的费用支出监督方式往往依赖于人工审核和事后检查，不仅效率低下，而且容易出现漏洞和误差。因此大部分企业都选择利用费用报销系统来管理费用支出。而传统的费用报销系统确实能在一定程度上改善费用支出过程中存在的一些问题，但随着外界经营环境的不断变化，企业费用支出的范围更广、环节更多、数据量更为庞大，而“不合规”的手段也更“与时俱进”，从而进一步增加了企业监管费用支出的难度。而仅依靠传统的费用报销系统来管理企业费用支出已无法满足新环境下企业对费用支出合规监管“全面、实时、控制、预警”的要求。

费用支出作为企业运营的重要环节，其合规性直接影响到企业的稳健发展和资金安全。为了应对外界监管日益严格、内部合规需求日益迫切的情况，企业应建立健全费用支出合规监督体系，完善企业费用支出管理办法、流程，明确权责，并应充分利用先进的数智化技术，对企业费用支出中的合规性与风险进行全方位监控，构建“事前-事中-事后”的合规监管闭环。（如图1）

图1：构建费用支出的“事前-事中-事后“合规监管闭环

01 费用支出的事前监督

企业费用支出的事前监督，主要以构建费用预算与费用支出标准体系，以及建立费用支出控制模型与风险预警模型为主，旨在立好“规矩”、画好“红线”。

场景示例：建立费用支出控制模型及风险预警模型

企业应在费用支出前充分梳理各项费用支出的控制规则及风险预警规则，形成合规规则库，以便在费用支出过程中实时进行控制与预警风险，保障费用支出的合规性。

BIP数智化平台基于识别训练模型算法技术，可对企业费用管理办法、费用支出合同条款，以及其他费用支出的相关规定文件进行智能识别与解析，并自动形成费用支出的控制规则与风险预警模型，用于对后续费用支出过程做自动控制和实时监控预警。如智能解析企业招待费管理办法，自动提取并形成招待级别界定、招待人数规则、招待地点限制、招待规格限制、招待费报销必要附件内容、招待餐费敏感词模型等招待费支出的控制规则和风险预警模型。

02 费用支出的事中监督 

企业费用支出的事中监督，将从费用支出申请开始，一直到资金支付完毕、形成费用支出会计凭证并将会计资料归档为止，全过程实时监督费用支出每个环节的合规性及预警潜在风险。

场景示例：费用支出的行为控制，“发生即合规”

传统的费用支出管理，企业往往无法监管费用支出的“消费”过程，只能在钱花出去之后，凭借各种消费“证据”来做费用支出的合规性审核，因此这一环节往往成为了制约费用支出全流程透明的“黑洞”。

利用BIP数智化平台的商旅服务技术，可将费用支出的“消费”过程进行合规性监督、控制与预警，真正实现“发生即合规”，消除“黑洞”。以差旅场景为例，通过商旅服务预定机票、火车票时，自动校验订票人员差旅标准，超标不允许预定或予以预警；预定酒店时，自动校验预定人员职级与所在城市的住宿标准，超标不允许预定或予以预警；自动控制无法预定差旅申请之外的时间、地点的行程，杜绝差旅行程内参杂个人行为；差旅相关发票采用公对公传递，不经个人手，杜绝发票内参杂不符合规定的消费行为；差旅用车时，自动校验发单位置与实际上车位置距离偏差（如大于5000米），预警假借差旅用车之名为他人叫车等违规行为；自动校验行车路线异常（如超预估里程4000米，或比例超过30%；超预估金额10元，或比例超出30%），预警绕路、办私事等行为。（预警效果如图2所示）

图2：通过商旅预定，实时监控疑似异常行为

场景示例：费用支出的报销控制，“实时自动规则校验与风险预警”

企业费用支出单笔金额小、频率高、流程长且资料琐碎，哪个环节、哪个资料审核不到位，或忽视了哪处细节，都有可能造成费用支出违规风险，因此不能完全依靠人工审核。传统的费用报销系统仅能做到预算、标准控制，而对发票、发票附件等其他内容的稽核控制相对较弱。

BIP数智化平台提供智能稽核技术，通过事前智能解析规章制度形成的合规规则与风险预警模型，自动对费用支出各个环节、各类资料进行智能稽核，对于不合规行为不予通过，对于疑似风险进行预警提示。以会议费报销为例，《中央和国家机关会议费管理办法》明确规定了会议费可列支的内容，如果会议费报销中出现非会议费列支范围内的消费内容，智能稽核将不予通过；对于会议举办的时间地点，智能稽核将自动检查是否在节假日、在风景名胜区召开等，预警假借开会名义公费旅游的违规行为；对于提供会议服务的供应商，智能稽核将自动检查会议供应商是否在黑名单或白名单内，对于不符合规定的会服商将予以预警，提示可能存在的违规行为；对于会议参会人员，智能稽核将自动检查会议参会人员人数、职级等，智能判断是否有不该参会的人报销了费用；对于会议费支出的证据链，智能稽核将自动检查合同、发票、会议签到表、会议通知、会议议程、会议照片等相关资料是否齐全、格式是否符合规定，发票是否真实且符合会议召开的时间地点，会服列支的内容与会服合同签订内容是否一致，是否存在违规列支内容（如电脑、打印机等固定资产以及与会议无关的费用），报销内容是否含有疑似违规内容（如四星级以上酒店、礼品、烟酒、洗浴、KTV、购物卡等）。（智能稽核效果示例如图3所示）

图3：通过智能稽核，实时控制违规行为、实时预警疑似风险

03 费用支出的事后监督

企业费用支出的事后监督，是以已经形成的费用支出数据为基础，建立风险分析模型，对疑似存在风险的费用支出项进行分析与展示，提示管理者进行重点关注。

场景示例：费用异常支出分析与预警

传统的费用报销管理系统，仅能事后分析费用支出是否超出预算，而对更深层次的疑似违规行为则无法分析和预警。BIP数智化平台利用大数据与大模型等技术，构建智能风险分析模型，深层挖掘费用支出数据，预警疑似与潜在风险，形成合规检查与风险分析报告。以会议费支出为例，BIP数智化平台通过构建高频会议模型，分析某类会议召开频次、某地点召开会议频次、某会服商服务会议频次等，并分析预警疑似异常与违规情况；构建重点会议关注模型，对参会人数多、人均费用较高的会议情况予以重点关注；构建异常会议费支出模型，对会议费异常增高进行预警；构建疑似重复模型，对相同或相近时间内同一人有不同会议报销记录或参会记录予以重点关注；构建疑似转嫁摊牌模型，分析会议发起方、服务合同甲方、会议记录与签到表、开票方、付款方等一致性，如不一致或多方存在关联关系，则疑似存在会议费摊牌或转嫁等违规行为。（效果示例如图4）

图4：通过建立风险分析模型，监督与预警会议费支出的疑似违规行为

面对企业费用支出合规监管日益严格的要求，企业需充分利用先进的数智化技术，构建智能费用支出监管工具，通过建立智能稽核规则，以及利用大数据建立合规风险模型等手段，在企业费用支出过程中，建立“事前、事中、事后”的全链路合规监督数智化体系，对费用支出进行全方位智能控制与实时监督，达到企业费用支出全过程的“线上可视、自动控制、智能稽核、智能监控预警”的效果，实现企业费用支出监督从“以人为主”、“事后监督”向“自动智能”、“全方位、全过程监督”的效果转变。

数智化技术的应用为企业费用支出合规监督带来了***性的改变。通过运用智能采集与处理数据、智能稽核与预警、智能分析等能力，能够大幅提高费用支出监督的实时性、准确性和前瞻性，降低人力成本，提升风险管理能力。

参考文献：

[1] ***：《关于改进工作作风、密切联系群众的八项规定》，2012

[2] 财政部、国家机关事务管理局、中共中央直属机关事务管理局：《中央和国家机关会议费管理办法》，2016

[3] 中共中央办公厅 国务院办公厅：《关于进一步加强财会监督工作的意见》，2023

[4] 国务院：《国有企业管理人员处分条例》，2024

[5] 财政部会计司：《企业内部控制应用指引》，2010